ББК 32.973.23-018.2 УДК 004.42 Т78 Трусов А. Ф. Т78 Бухгалтерский, налоговый учет и делопроизводство на Excel для малого бизнеса (+CD). — СПб.: Питер, 2008. — 224 с.: ил. — (Серия «…на компьютере»). ISBN978-5-388-00010-1 Книга представляет собой практическое пособие по применению Microsoft Excel в малом бизнесе. Ее основная цель — научить индивидуальных предпринимателей и сотрудников малых предприятий методике ведения бухгалтерского и налогового учета в Excel. В данном издании объясняются основные принципы работы в Excel, в необходимой степени раскрываются основы законодательства, объясняется методика производственного, бухгалтерского и налогового учета. Книга насыщена многочисленными практическими примерами создания бух- галтерских бланков, автоматизации составления документов, расчетов заработной платы, ведения бухгалтерского учета. Материал построен на работе с самой свежей версией Excel — Excel 2007. Вместе с тем все приведенные в книге расчеты и методики могут быть реализованы и в ранних версиях этой по- пулярной программы. В качестве бонуса к изданию прилагается компакт-диск, на котором вы найдете все необхо- димые типовые формы, документы и бланки, а также тексты нормативных документов, регулирую- щих бухгалтерский и налоговый учет для малого бизнеса. ББК 32.973.23-018.2 УДК 004.42 Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как на- дежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги. ISBN 978-5-388-00010-1 © ООО «Питер Пресс», 2008 Краткое содержание Введение........................................................................................... 8 Как пользоваться книгой................................................................... 9 От издательства.............................................................................. 10 Часть1. Работа с Excel Глава 1. Основы Excel..................................................................... 12 Глава 2. Типовые операции вExcel................................................ 35 Часть2. Законодательство вобласти бухгалтерского учета Глава 3. Основы бухгалтерского учета........................................... 80 Часть3. Применение Excel Глава 4. Бухгалтерский учет наExcel.............................................. 98 Глава 5. Налоговый учет в Excel ................................................... 143 Глава 6. Делопроизводство вExcel.............................................. 155 Заключение................................................................................... 160 Приложение1................................................................................ 161 Приложение2................................................................................ 169 Приложение3................................................................................ 184 Приложение 4................................................................................ 210 Алфавитный указатель.................................................................. 215 Оглавление Введение........................................................................................... 8 Как пользоваться книгой ................................................................... 9 От издательства .............................................................................. 10 Часть 1. Работа с Excel Глава 1. Основы Excel..................................................................... 12 Интерфейс пользователя................................................................ 13 Книга, рабочий лист ........................................................................ 18 Ввод и изменение данных ............................................................... 20 Выделение ячеек, строк, столбцов.................................................. 20 Ссылки ............................................................................................ 21 Столбцы, строки, ячейки ................................................................. 24 Копирование, перемещение и вставка............................................ 29 Очистка и удаление ячеек................................................................ 30 Форматирование данных ................................................................ 30 Оглавление (cid:2) 5 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Глава 2. Типовые операции вExcel ................................................ 35 Операторы и операции.................................................................... 36 Автоматизация ввода данных.......................................................... 36 Формулы ......................................................................................... 38 Функции .......................................................................................... 40 Использование функций ................................................................. 44 Оформление таблицы ..................................................................... 49 Шаблоны......................................................................................... 53 Печать ............................................................................................. 55 Защита элементов листа и книги..................................................... 59 Сводные таблицы............................................................................ 62 Построение диаграмм..................................................................... 65 Внешние данные ............................................................................. 67 Подбор параметра и поиск решения............................................... 70 Программирование......................................................................... 75 Надстройки ..................................................................................... 77 Безопасность .................................................................................. 77 Часть 2. Законодательство в области бухгалтерского учета Глава 3. Основы бухгалтерского учета ........................................... 80 Виды учета ...................................................................................... 81 Бухгалтерский учет.......................................................................... 81 Нормативные акты .......................................................................... 83 Формы бухгалтерского учета .......................................................... 85 6 (cid:2)(cid:2)(cid:2)(cid:2)(cid:2) Оглавление ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Учетная политика организации ....................................................... 88 Пользователи бухгалтерской информации ..................................... 89 Сущность и значение отчетности .................................................... 90 Бухгалтерские бланки первичных документов ................................ 91 Состав бухгалтерской отчетности................................................... 92 Требования по ведению бухгалтерского учета ПБОЮЛ................... 93 Требования по ведению бухгалтерского учета юридическими лицами.......................................................... 94 Налогообложение ПБОЮЛ и юридических лиц ............................... 94 Ведение налогового учета............................................................... 95 Часть 3. Применение Excel Глава 4. Бухгалтерский учет наExcel.............................................. 98 Типовые бланки и отдельные расчеты............................................. 99 Использование надстроек Excel.................................................... 100 Автоматизация составления документов ...................................... 101 Автоматизация отдельных видов деятельности ............................ 122 Microsoft Office Extensions ............................................................. 122 Связь с бухгалтерскими программами.......................................... 139 Глава 5. Налоговый учет в Excel.................................................... 143 Программа Отчет200Х.................................................................. 144 Глава 6. Делопроизводство вExcel .............................................. 155 Документы..................................................................................... 156 Примеры документов .................................................................... 156 Оглавление (cid:2) 7 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Заключение................................................................................... 160 Приложение1................................................................................ 161 Приложение2................................................................................ 169 Приложение3................................................................................ 184 Приложение 4................................................................................ 210 Алфавитный указатель .................................................................. 215 Введение Бухгалтерский учет на компьютере… Первое, что приходит в голову при этих словах,— это мысль о специальных программах. Далее возникают вопросы: какая программа может быть выбрана, сколько она будет стоить и как научиться в ней работать. Итак, все приобретено, освоено, начата работа, и уже появились первые успехи. Рано или поздно, но обязательно возникает еще один вопрос: где и как обновлять программу. Все бухгалтеры отлично знают, что в законодательство в об& ласти бухгалтерского учета постоянно вносятся изменения. Больше всего проблем создается из&за частого изменения форм отчетов, которые необходимо предостав& лять в различные инстанции. Легальное приобретение программы помогает не все& гда. В этих случаях покупатель ожидает бесплатного обновления, но, к сожалению, многие производители бухгалтерского программного обеспечения предоставляют бесплатное обновление только на определенный период, по истечении которого обновления необходимо приобретать дополнительно, причем их стоимость может быть существенной. Общая сумма, потраченная на обновления, через некоторое время может сравняться со стоимостью самой программы, а позднее— значитель& но превысить ее. Конечно, для кого&то все это не представляет проблем. В любом случае человек, впервые столкнувшийся с необходимостью заниматься бухгалтерским учетом в той или иной его форме, должен понимать, что, делая свой первоначальный вы& бор, он определяет процесс работы на длительное время. Кроме денег, вложенных в приобретение программы, он тратит огромное количество своего времени и тру& да на ввод данных. Перейти из одной программы бухгалтерского учета в другую обычно достаточно сложно. Это связано не столько с приобретением и изучением новой программы, сколько с переносом данных, накопленных за длительный пе& риод времени. К ним относятся не только бухгалтерские данные (остатки на нача& ло периода ит.д.), но и различные справочники (товары, поставщики, клиен& ты идр.). Именно с переносом данных обычно возникают наибольшие проблемы, и часто все заканчивается ручным вводом всех данных в новой программе. Для начинающего индивидуального предпринимателя или небольшой фирмы хо& рошей альтернативой бухгалтерским программам может оказаться использование стандартных офисных программных средств. Далеко не все задумываются о том, что в электронных таблицах Excel есть все необходимые для бухгалтерского учета средства и возможности. Некоторые возможности, например построение диаграмм, отсутствуют в большинстве бухгалтерских утилит. В графическом виде информа& ция воспринимается значительно легче, поэтому применение подобных средств Как пользоваться книгой (cid:2) 9 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ может значительно облегчить анализ результатов работы фирмы. Некоторым пользователям могут пригодиться встроенные функции для различных финансо& вых вычислений. Применение Excel для бухгалтерского учета имеет и другое важное преимущество: пользователь может при необходимости самостоятельно менять бланки бухгалтер& ской отчетности. В настоящее время несложно найти новый вариант любого бланка, измененный контролирующей организацией. Добавить новый бланк или обновить по его образцу имеющийся в системе сможет самостоятельно любой пользователь Excel. Кроме того, в Excel имеются и мощные инструменты для программирова& ния. Конечно, далеко не каждый пользователь решится взяться за разработку про& грамм в Excel, но в этом и нет большой необходимости, таккак существуют разра& ботки профессиональных программистов. Многие из них являются бесплатными и регулярно обновляются. Используя Excel, можно составить набор собственных средств ведения бухгалтерского учета индивидуальным предпринимателем или небольшой фирмой. Такой инструментарий может использоваться как в виде вре& менного средства, так и на длительный срок. Как пользоваться книгой Книга предназначена для различных категорий пользователей, в том числе и для тех, кто мало знаком с электронными таблицами Excel и правилами бухгалтерско& го учета. Для этих пользователей предназначены главы1и3. В них приводятся основные правила работы в Excel и понятия бухгалтерского учета. Пользователи, уже знакомые с Excel, могут уделить больше внимания главе2. Некоторые из описанных в ней действий будут им знакомы, но найдутся и такие операции, которые ими еще не использовались. Им будет полезно, например, по& знакомиться с построением диаграмм и сводных таблиц. В главе4 рассмотрено применение Excel для создания основных бухгалтерских бланков (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, счета& фактуры ит.д.), автоматизации основных видов работ (расчет заработной платы, складской учет, заполнение бланков бухгалтерской отчетности ит.д.). Здесь описы& вается связь Excel с бухгалтерскими программами, в первую очередь с программа& ми 1Ñ. Это касается возможностей импорта и экспорта данных в формате Excel. Глава5 посвящена описанию применения Excel для решения задач налогового учета. В ней рассмотрены возможности автоматизации заполнения бланков нало& говой отчетности. В главе6 описывается применение Excel для решения внутренних задач фирмы. К таким задачам можно отнести составление и заполнение различного рода при& казов, доверенностей, табелей и других документов предприятия. Применение Excel показано на примере версии Excel2007— последней из су& ществующих на момент написания книги. Эта версия Excel отличается от всех 10 (cid:2)(cid:2)(cid:2)(cid:2)(cid:2) От издательства ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ предыдущих совершенно иным интерфейсом, кроме того, имеются и некоторые внутренние отличия. По мере необходимости в тексте даются необходимые пояс& нения, касающиеся наиболее заметных отличий от других версий. Особое внимание в книге уделяется примерам. На прилагаемом диске находятся файлы примеров по всем рассматриваемым темам, бухгалтерские бланки в фор& мате Excel и программы. Бланки и программы можно использовать при реальной работе. Все примеры, бланки и программы могут успешно использоваться не только в Ex& cel2007, но и в более ранних версиях. При использовании различных терминов, названий пунктов меню, кнопок, команд и других интерфейсных элементов будут использоваться различные шрифты: тер(cid:5) мин, ïóíêò ìåíþ, êíîïêà, êîìàíäà. От издательства Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной поч& ты [email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция). Если у вас возникнут вопросы или замечания по содержанию книги, их можно со& общать автору по электронной почте [email protected]. Мы будем рады узнать ваше мнение! На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.