SharePoint Certificate Program SpecialistCourse Module SSA‐2     Strategy AIIM SharePoint Certificate Program   SharePoint SharePoint SShhaarreePPooiinntt Case Study Strategy Practitioner SSppeecciiaalliisstt 2 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 1 SharePoint Specialist Course Outline   Assess Transition Implement Sustain Information  Documenting  Customization Gathering Requirements Change  Management Records  Strategy Integration Management TTeesstt, TTrraaiinn,  Sustain Business Case Governance Migration 3 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Module 2 SSttrraatteeggyy How to develop an enterprise content and  records management strategy 4 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 2 Objectives (cid:121) At the end of this module, you will understand how  too: (cid:121) Build an enterprise content and records  management (ECRM) strategy (cid:121) Construct a reference architecture and technology  roadmap (cid:121)(cid:121) DDeevveelloopp aa pprrooggrraamm ppllaann ttoo eexxeeccuuttee tthhee ssttrraatteeggyy 5 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Agenda  2.1 Strategy Overview and Rationale 2.2 Process, Governance, and Organization Gaps 2.3 Reference Architecture 2.4 Identification of Projects 2.5 Project Portffollio andd Program Pllan 6 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 3 Agenda  2.1 Strategy Overview and Rationale 2.2 Process, Governance, and Organization Gaps 2.3 Reference Architecture 2.4 Identification of Projects 2.5 Project Portffollio andd Program Pllan 7 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Strategy Overview (cid:121) Strategy, from Merriam‐Webster: (cid:121)(cid:121) TThhee aarrtt ooff ddeevviissiinngg oorr eemmppllooyyiinngg ppllaannss ttoowwaarrdd aa  goal (cid:121) Strategy, from a practical standpoint: (cid:121) ECRM reference architecture and technology  roadmap  (cid:121) PPriioriittiizedd EECCRRMM projjectt porttffolliio (cid:121) Overall ECRM program plan, cost and resources (cid:121) Objective:  focus and funding 8 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 4 Business Drivers (cid:121) Employee workflow, productivity (cid:121)(cid:121) EEffffiicciieennttllyy ffiinnddiinngg aanndd hhaannddlliinngg iinnffoorrmmaattiioonn (cid:121) Knowledge management and corporate memory  retention (cid:121) Mitigating eDiscovery risks (cid:121) System consolidation, cost reduction (cid:121) Disaster recovery, business continuity (cid:121) Legal and regulatory compliance 9 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Strategy Rationale – Reconciling Needs Document &  Records  Collaboration Publication Management Enhance Working  Information  Ensure  Environment Access Compliance FFLLEEXXIIBBIILLIITTYY CCOONNTTRROOLL •Speed / ease of commissioning •Standardization •Team autonomy •Governance •Ease of use •Compliance 10 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 5 Strategy Rationale – Technology to Meet Needs SSSShhhhaaaarrrreeeePPPPooooiiiinnnntttt SSSShhhhaaaarrrreeeePPPPooooiiiinnnntttt TTTTrrrraaaaddddiiiittttiiiioooonnnnaaaallll    EEEECCCCRRRRMMMM    SSSSyyyysssstttteeeemmmmssss Document &  Records  Collaboration Publication Management Enhance Working  Information  Ensure Compliance Environment Access Process Organizational Support Governance 11 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Agenda  2.1 Strategy Overview and Rationale 2.2 Process, Governance, and Organization Gaps 2.3 Reference Architecture 2.4 Identification of Projects 2.5 Project Portffollio andd Program Pllan 12 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 6 Guiding Principles (cid:121) Guide decision making during strategy development  aandd pprooggraam eexeeccuutioon (cid:121) Statements that encapsulate stated / unstated  enterprise goals and desired organizational culture (cid:121) Developed from: (cid:121) Assertions at the outset of the initiative (cid:121) MMatturiitty assessmentt (cid:121) Interview feedback 13 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Guiding Principle Samples (cid:121) We will provide a flexible and collaborative solution  foor eempplooyyeeeess too maanaaggee theeir woorkingg ddooccuumeentss (cid:121) All information will be retained/disposed, regardless  of format, according to a records retention schedule (cid:121) Specific ownership and accountability shall be  assigned for all electronic content and storage areas (cid:121)(cid:121) AAllll eelleeccttrroonniicc ccoonntteenntt wwiillll bbee mmaannaaggeedd aaccccoorrddiinngg ttoo  the rules defined in the information lifecycle model 14 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 7 More Guiding Principle Samples (cid:121) Minimize the impact of change by coordinating with  aandd//oor leeveeraaggingg eexisstingg eeffoortss aandd pproocceesssseess (cid:121) Enterprise‐wide initiatives must have representative  input from across the organization (cid:121) We will provide employees the knowledge, support,  and tools to meet clearly stated expectations 15 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Gap Analysis Overview (cid:121) Gaps identified during: (cid:121)(cid:121) EECCRRMM mmaattuurriittyy aasssseessssmmeenntt (cid:121) Interviews (cid:121) Current state analysis of organizational‐level  elements: (cid:121) Governance, critical business processes, technical  llaannddssccaappee, aanndd rreellaatteedd eeffffoorrttss aanndd eevveennttss (cid:121) Understand the relevance or impact to organization (cid:121) Prioritize 16 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 8 Addressing Gaps (cid:121) Deliberating options (cid:121) Apppplyy gguuiddingg pprinccippleess (cid:121) Research, outside help, team working sessions (cid:121) Defined timeframe for analysis (cid:121) Goal of analysis (cid:121) Identified approaches and options to solving the  pproblem (cid:121) Do not try and solve every problem during analysis (cid:121) Detail enough to build the program plan 17 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Gap Analysis – Business Process (cid:121) Deficiencies in, or absence of, structured sets of  aacctivitieess thaat sseervee aa ssppeeccificc ggooaal (cid:121) Examples: (cid:121) Hold order process not applicable to SharePoint  content (cid:121) Major application deployments or procedural  cchhaannggeess aarree nnoott ppiillootteedd ffiirrsstt (cid:121) Content is published to the portal without a  defined approval process 18 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 9 Gap Analysis – Governance (cid:121) Deficiencies in, or absence of, policies, procedures,  sstaanddaarddss,, aandd meetriccss foor ECRM (cid:121) Governance vs. SharePoint‐specific governance  (cid:121) Examples: (cid:121) Retention of SharePoint content inconsistent; no  monitoring against records retention schedule (cid:121) AAn iinfformattiion lliiffecyclle moddell ddoes nott exiistt ffor  electronic content (cid:121) No documented policy on email usage 19 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. Gap Analysis – Organization (cid:121) Deficiencies in, or absence of, effective: (cid:121) Awaareeneessss aandd traainingg (cid:121) Communication and change management (cid:121) Staffing, functional and technical, for program  execution and sustainability (cid:121) Examples: (cid:121) The orgganization lacks Records Managgement roles (cid:121) SharePoint training has been ineffective (cid:121) Current support of SharePoint environment is  inadequate  20 Copyright © AIIM  I  All rights reserved. 10